Anasayfa İş Hayatı 80/20 Kuralı ve Zaman Yönetimi

80/20 Kuralı ve Zaman Yönetimi

10 Dakikada Okunur
3
1
103
80/20 Kuralı Nedir

Bilmiyorum farkında mısınız ancak bir süredir zaman yönetimi, üretkenlik ve verimlilik gibi konulara takmış durumdayım. Çünkü işim gereği çok yoğun bir şekilde çalışıyorum. Dolayısıyla geleneksel yöntemler ile bu iş yoğunluğunun ve zaman kısıtının altından kalmam imkansız gibi görünüyor. Dolayısıyla ben de zaman yönetimi ve üretkenlik üzerine araştırmalar yapıyorum sürekli. Bu konularda özellikle Medium ve lifehack.org benim için temel kaynaklar oldular. Size de buralarda araştırma yapmanızı önerebilirim.

Bu arada yazının derinliklerine inmeden önce belirtmek isterim ki bu yazıyı yazma fikrini iş arkadaşım Aytaç’ın yaptığı bir sistem eleştirisi sırasında oluşturdum. Kendisi  “%20 zamanla %80 işi yapabiliyoruz. Ancak geri kalan %20 iş için %80 efor sarf etmemiz yoğun zamanlarda çok mantıklı değil “demişti. O ana kadar 80/20 kuralı ile ilgili kulaktan dolma bilgilerim vardı. Ancak bu sözden sonra derinlemesine araştırma yapma isteği duydum. Aytaç bu yazıyı okuyunca birlikte bir kahve içelim :)

80/20 Kuralı Nedir ?

Pareto ilkesi olarak da bilinen bu kural, 1906 yılında Vilfredo Pareto tarafından ortaya atılmıştır. Ekonomik dengesizliği açıklamak için yaptığı araştırmada İtalya’daki toprakların %80’i İtalyan vatandaşların %20’sine ait olduğunu fark etmiştir. Daha sonrasında ise araştırma farklı noktalara kaymış ve hayatımızın genelinde 80/20 kuralının hakim olduğu gözlemlenmiştir. İlk duyuşta kulağa saçma geliyorsa birkaç örnek ile açıklamaya devam edelim.

  • Şirket gelirlerinin %80’i satışların %20’sinden gelir
  • Ülkedeki gelirin %80’i, vatandaşların %20’sine dağılır
  • Bir blog yazısının %80’i, toplam sürenin %20’sinde yazılır

Bunlar gibi örnekler arttırılabilir. Ancak çok temel anlamda bakarsanız;

Sonuçların %80’i girdilerin %20’si nedeniyle oluşur.

80/20 Kuralı

80/20 Kuralı ve Zaman Yönetimi

Çok temelde Pareto ilkesi ekonomi ile ilgili ortaya atılsa da yaşamın çoğu ile uyum sağladığı geçen yılar içinde gözlemlenmiştir. Bu bölümlerden bir tanesi de kesinlikle zaman yönetimi.

80/20 kuralı gereği, bir işin bitmesi için harcamamız gereken zamanın sadece %20’sini harcayarak işin %80’ini bitirebiliriz. Kulağa ne kadar da güzel geliyor değil mi ? Örnekleme gerekirse bu yazıyı yayına almak için 100 dakikaya ihtiyacım varsa, sadece 20 dakika yazı üzerinde çalışarak yayına yazının %80‘ini bitirebilirim.

Ancak unutulmaması gereken bir konu var ki, 80/20 kuralı işin bitmesini azaltmaya yönelik çalışmıyor. Sadece bize bir tespit veriyor ve bu durumu kendi lehimize kullanma imkanı tanıyor. Yani sonuçta yazıyı yayınlamak için daha 80 dakika çalışmam gerekli. Peki o zaman Pareto ilkesi ne işimize yarayacak ki ?

İşleri Önceliklendirme

Yapılacaklar ListesiKaynak : Glenn Carstens-Peters/Unsplash

İş hayatımız boyunca sürekli olarak zamanımızın yetmeyeceği işleri yetiştirmeye çalışıyoruz ve bu durum çok da değişecek gibi değil. Dolayısıyla baktığımızda tüm işlerimizi mükemmel olarak yapmak istediğimizde herhalde haftanın 10 gün, günlerin de 30 saat olması gerekiyor. Bu nokta size tanıdık gelmiştir değil mi ? Siz de zaman yetmiyor, keşke daha fazla zamanımız olsa diyorsunuz ? Eğer siz de bu durumdaysanız zaman yönetimi ve işleri önceliklendirme konularını araştırmalısınız. 80/20 kuralı da tam bu noktada işinize yarayacak.

Unutmamak gerekir ki işlerin tamamını mükemmel yapmaya çalışıp, hiç yapamamaktansa; bitirmeden tümünü ilerletmek çoğu zaman daha çok iş görebilmektedir. Bu konuyu daha iyi anlatmak için bir tablo hazırlamak daha mantıklı olabiliyor. Öncelikle haftalık olarak çalışabileceğiniz 45 saatinizin olduğunu varsayalım. Ve bu haftalık iş planınızda bulunan işler ve bitirmek için gerekli sürelerde aşağıdaki gibi sıralansın.

80/20 Kuralı
80/20 Kuralı

Görebileceğiniz gibi haftalık iş listemizde bulunan 4 adet görevin tamamını mükemmel bir şekilde bitirmeye çalıştığımızda hafta 160 saat çalışmamız gerekiyor. Ve kolayca anlayabileceğiniz gibi bu imkansız. Ancak her iş için 8 saat harcayarak tüm işlerin %80’ini bitirebiliyoruz. Bu durumda haftalık planımızdaki 4 işin %80‘ini bitirmiş durumdayız ve daha harcayabileceğimiz 13 saatimiz mevcut.

İşte tam bu noktada kalan süreye göre işleri önceliklendirme ortaya çıkıyor. Hangi iş bizim için ilerletilmesi daha önemli ise kalan süremizi o işe vererek o işin bitmesini veya daha fazla ilerlemesini sağlayabiliriz. Bu da zamansızlık denizinde boğulmak yerine, kendimize bir tekne oluşturmayı sağlıyor. Tamam işlerin tamamını mükemmel bir şekilde bitiremedik. Ancak tüm işlerin %80’ini bitirdik bile.

Bu yöntem sayesinde hiçbir şeye zamanım yetmiyor psikolojinin bizi bitirip, elimizde bulunan kısıtlı süreyi de kullanamaz hale getirmesini sağlayabiliriz. Evet elimizde zaman olarak kısıtlı bir kaynak var. Ancak bizlerin görevi de kısıtlı kaynağı işler arasında dağıtabilmektir.

80/20 kuralı çoğu kişinin de söylediği gibi anlaması kolay, uygulaması zor bir kavramdır. Ancak sonuçta bu durumun varlığından haberdar olmak kısıtlı kaynağın dağıtılması konusunda bize kolaylık sağlıyor. Sizler de bu kural ile ilgili bir şeyler söylemek isterseniz, yorumlar kısmından konuya katkı sağlayabilirsiniz.

Daha fazla ilgili makale
Yazardan daha fazla Ayhan KORKMAZ
Load More In İş Hayatı

3 Yorumlar

  1. Çağrı Mustafa Alkan

    6 Eylül 2017 at 2:51 am

    Ciddi manada ilgi çekici bir yöntem ama ne yazık ki şahsım adına bunu uygulamam çok zor :) Sen uygulayabiliyor musun Ayhan? Eğer cevabın evetse sonuçlarla ilgili de bilgi verebilir misin?

    Cevapla

    • Ayhan KORKMAZ

      6 Eylül 2017 at 8:21 pm

      Çağrı aslında durum tamamen işleri önceliklendirme ile ilgili. İş yoğunluğum çok fazla, dolayısıyla işlerin tümünü bitirmem imkansız hale geliyor. Bu mantığa göre ilerlersem işlerin tümünün büyük çoğunluğunu bitirmem zaman çok gitmiyor. Ancak kullanılması zor bir yöntem. Dediğim gibi işleri önceliklendirmeye dikkat etmek gerekiyor.

      Cevapla

  2. Marmaraparke

    28 Ekim 2017 at 11:38 am

    Çok keyifli ve bilgi verici bir makale olmuş.Ancak insanı robotlaştırmaya yönelik olan teknikler işleri dahada zorlaştırabiliyor.Sonrasında kriz anında planlama ve uygulama noktasını geliyor ki bu sizin ömrünüzden ömür alıyor.Dolayısıyla yaptığınız işten aldığınız zevk düşüşe geçmeye başladığı anda demoralize oluyorsunuz ve işler kötüye gitmeye başlıyor.

    Cevapla

Cevap Yaz